Cum a schimbat semnatura electronica trimiterea documentelor interne
În ultimii ani, mediul de afaceri a început să recunoască importanța de a folosi o semnatura electronica, parte componentă a unui soft HR. Această metodă are numeroase avantaje față de o semnătură clasică, de mână. Digitalizarea procedurilor administrative este un trend adoptat de tot mai multe companii, conștiente de faptul că tehnologia va face munca tuturor mai eficientă. Printre operațiunile care pot fi optimizate se numără semnarea și trimiterea documentelor interne. Un soft HR complex, cu o funcționalitate de semnatura electronica, face mult mai rapid acest proces. Prin urmare, o procedură obositoare și repetitivă este transformată într-o activitate ușor de îndeplinit.
Ce facilități a adus semnatura electronica în cadrul companiilor? În primul rând, timpul necesar semnării unor documente de către toate părțile implicate s-a diminuat la doar câteva minute. Un soft HR complex, ce are în componență un modul de semnatura electronica, permite configurarea unui flux de semnare pe etape. Acesta se desfășoară direct în aplicație, fără a fi nevoie de schimburi de mailuri între semnatari. Pot fi gestionate volume mari de documente interne, care au nevoie de semnătura managementului sau a specialistului de resurse umane și a angajaților. Mai mult, costurile cu materialele consumabile au dispărut, deoarece nu mai e nevoie de printarea documentelor. În contextul pandemiei, când oamenii muncesc în format hybrid sau doar de la domiciliu, este necesară trimiterea unui document prin curier astfel încât să fie semnat fizic. O semnatura electronica, parte a unui soft HR performant, elimină și acest cost, întreaga procedură fiind mutată în mediul digital.
Fie că e vorba de un act adițional, adeverințe sau alte documente interne, pe toate poate fi aplicată o semnatura electronica prin intermediul unui soft HR. Securitatea documentelor este asigurată, iar comunicarea între management și angajați se desfășoară mult mai eficient. Birocrația se reduce la minimum, iar operațiunile repetitive dispar, existând posibilitatea ca o semnatura electronica sa fie aplicată simultan pe un număr mare de documente. În plus, actorii implicați în procesul de semnare sunt notificați că se așteaptă o acțiune din partea lor, iar astfel întreg procesul ar trebui să fie finalizat în scurt timp. Din aceste motive, tot mai mult organizații aleg să folosească un soft HR intuitiv, care simplifică sarcinile administrative.
Cei responsabili de managementul personalului din organizații au simțit nevoia unei alternative la procedurile manuale consumatoare de timp. În ajutorul lor a venit un soft HR dezvoltat pe nevoile specifice ale companiilor, care digitalizează și operațiunea de semnare a documentelor, printr-un modul de semnatura electronica. Automatizarea proceselor care implică resursele umane economisește timpul și energia oamenilor din conducerea organizațiilor, dar și a angajaților.
True HR, sistem complex integrat cu un modul de semnatura electronica
Ai nevoie de programe performante pentru business-ul tău? UCMS by AROBS, companie specializată în soluții software pentru gestionarea resurselor umane și a salarizării, are o experiență de 25 de ani pe piața din România și a dezvoltat un soft HR performant și rapid, folosit în numeroase domenii de activitate. Denumit True HR, acesta are printre funcționalități și un modul de semnatura electronica, care facilitează semnarea unui volum mare de documente într-un timp scurt. Vrei să afli mai multe? Contactează specialiștii UCMS by AROBS printr-un mail la [email protected] sau la numărul de telefon 0720 534 424.
Articol publicitar
